Vedtekter for Engelsrud Vel

Siste versjon av vedtektene ble vedtatt på Engelsrud vels Årsmøte 28. oktober 2021:

§1 Formål

Engelsrud vels formål er å samle distriktets fastboende personer i arbeidet for å ivareta felles interesser til fremme av de alminnelige veloppgaver. Foreningen skal herunder arbeide for bevaring og bedring av miljømessige forhold av felles interesse for barn og voksne, i samarbeid med myndigheter og andre interesserte. Velferds og trivselsmessige tiltak inngår også i foreningens oppgaver. Foreningen er partipolitisk nøytral

§2 Medlemskap

Medlemskap kan innehas bare når vedkommende er bosatt eller er eiendomsbesitter, innen foreningens geografiske område. Engelsrud vel er geografisk avgrenset av E18 i nord, Grensen til Lier kommune i vest, Poverud gård i sør og linjen Verkensvannet, Nordvannet, Svinesjøen, Drammensveien og Svartputt mot øst.

Rettighetene som medlem er betinget av at årets medlemskontingent er innbetalt. Innenfor husstand i distriktet har ektefelle/samboer begge medlemsrettigheter gjennom et medlemskap. Rettighetene kan ikke utøves gjennom fullmakt til møter mv. Årsmøtet kan gi kontingentfritt æresmedlemskap til medlemmer som har gjort særlig fortjenestefullt arbeid for foreningen gjennom mange år. Medlemskap er forpliktende når det gjelder valg mv., hvis det ikke ligger spesielle grunner for fritak.

§3 Organisasjon

Foreningens øverste myndighet utøves av Årsmøtet (generalforsamlingen). Administrasjon og ledelse forestås av styret. Årsmøtet/Styret kan oppnevne faste og midlertidige utvalg/komiteer for utredning og arbeid med nærmere angitte oppdrag.

§4 Årsmøte/medlemsmøte

Årsmøtet holdes hvert år i løpet av tredje kvartal. Ekstraordinært årsmøte holdes så ofte styret bestemmer det, eller når det kreves av minst 20 medlemmer. Møtet skal bekjentgjøres med innkalling til medlemmene med minst 3 ukers varsel. Sakslista skal framgå av innkallingen. Fullstendige sakspapirer legges på vellets hjemmeside. Medlemmer som ikke har tilgang på PC/internett kan ved beskjed til styret få tilsendt sakspapirer i postkasse. Medlemmer som oppgir e-mail adresse kan få sakspapirer via elektronisk post.

Medlemsmøter holdes når styret finner det nødvendig, og skal innkalles med minst 7 dagers varsel.

Saker medlemmene ønsker tatt opp i årsmøtet og eventuelle medlemsmøter skal sendes styret på forhånd og innen den frist styret har fastsatt. Saker som ikke er kommet inn innen fristens utløp, kan ikke forlanges behandlet. Innkomne forslag som skal opp til avstemming på årsmøtet, skal bekjentgjøres medlemmene senest 3 dager før møtet.

§5 Styret

Styret består av 5 medlemmer; Leder, nestleder, sekretær, kasserer og et styremedlem. Minst 3 av styremedlemmene skal være eiendomsbesittere. Det velges 2 varamenn for styret. Beslutningsdyktighet krever at et flertall er tilstede. Styret velges for 2 år, dog slik at det vekselvis velges 3-2 medlemmer og 1-1 varamedlem hvert år. Styremedlemmer som trer ut har rett til å frasi seg gjenvalg i like lang tid som de har vært innvalgt i styret. Styrets medlemmer og varamedlemmer velges ved særskilt valg. Valget skal foregå ved skriftlig avstemming dersom noen krever det. Ved valg av styret tas det hensyn til at begge kjønn skal være representert.

§5.1 Komiteer

For å avhjelpe styret kan det velges inntil 5 medlemmer for å lede komiteer nødvendig for arrangementer og drift i regi av Engelsrud vel. De valgte medlemmene mottar honorar på lik linje med styremedlemmer.

§6 Saksbehandlingen

Lederen er ansvarlig for foreningens ledelse, sammenkaller og leder møtene, og påser at fattede beslutninger blir utført. Sekretæren - sørger for at det føres referat fra alle møter i styret. Styrets varamenn skal tilsendes kopi av referatet. Sekretæren har også ansvaret for sakarkivet, som må være ordnet og oppbevart på en betryggende måte. Kassereren - fører regnskapet over alle inn- og utbetalinger og har ansvar for medlemsarkivet. Regnskapet skal føres overensstemmende med god regnskapsskikk etter de alminnelige regler og skal avsluttes for hvert kalenderår. Avsluttet årsregnskap (driftsregnskap og balansekonto) fremlegges for årsmøtet til godkjenning etter at de er revidert. Regnskapet skal undertegnes av kasserer, leder og Revisjons- og kontrollkomiteen. Styret skal hvert år utarbeide årsmelding om sin virksomhet. Styret fastsetter forøvrig selv de praktiske saksbehandlingsrutiner og regler som de anser som formålstjenlige under ivaretakelsen av foreningens interesser. Styret fordeler og administrerer foreningens forskjellige gjøremål. Styret behandler og gir innstilling i alle saker som skal behandles på årsmøtet. Styret oppnevner leder for utvalg/komiteer der dette ikke er bestemt av årsmøtet. Styret skal samarbeide og medvirke til at organiseringen og arbeidet i utvalg og komiteer foregår på best mulig måte overensstemmende med deres mandat.

§7 Ordinært årsmøte

Årsmøtet skal: Velge møteleder og 2 referenter. Godkjenne saksliste. Føre protokoll og godkjenne denne, enten selv eller ved fullmakt til styret. Behandle styrets årsberetning. Behandle årsregnskapet med beretning fra Revisjons- og kontrollkomiteen. Fastsette medlemskontingenten. Avgjøre bevilgningssaker som ikke gjelder vanlige driftsmessige utgifter til foreningens virksomhet. Avgjøre saker av større økonomisk eller prinsipiell betydning for foreningens framtidige virksomhet. Behandle og gjøre vedtak i alle saker so er ført opp på den vedtatte saksliste. Andre saker enn de som er ført opp på sakslisten kan årsmøtet ikke gjøre vedtak i. Benkeforslag om vedtektsendringer kan ikke tas opp til behandling uten at det har samband med forslag som er satt frem på vanlig måte. Velge styre med varamedlemmer og de komiteer/utvalg årsmøtet finner nødvendig. Velge Revisjons- og kontrollkomité. Disse kan ikke være medlem av styret. Velge valgkomité med ett medlem for to år om gangen. Valgkomitéens innstilling til nye styremedlemmer skal være innlevert til styret innen den fristen styret setter for å melde inn saker til årsmøtet. Styret har ikke stemmerett når beretning og regnskap behandles.

§8 Avstemningsregler

Ved avstemning har hvert medlem / husstand én stemme. Som medlem regnes også ektefelle/samboer. Ingen kan stemme med fullmakt, jfr. § 2. Alle avstemninger gjennomføres fortrinnsvis ved aktiv stemmegivning. Ved stemming over forslag skal alle saker bli avgjort ved alminnelig flertall. Dvs. mer enn halvparten av de avgitte stemmer, hvor blanke stemmer regnes ikke som avgitte stemmer. Ved stemmelikhet er forslaget forkastet. Ved valg av styremedlemmer kreves alminnelig flertall. Dvs. mer enn halvparten av de avgitte stemmer, men blanke stemmer regnes som avgitte stemmer. Oppnås ikke alminnelig flertall ved første gangs avstemning, foretas bundet omvalg mellom de to som har fått flest stemmer. Blir det ved omvalget likt stemmevalg, foretas loddtrekning.

§9 Revisjons- og kontrollkomite

Til å forestå revisjon og kontroll velges en revisjons- og kontrollkomité på 2 medlemmer med et varamedlem. Funksjonstiden er 2 år, dog slik at det hvert år velges ett medlem. Det skal gis skriftlig beretning i særskilt protokoll om det reviderte regnskapet mv. Protokollen skal refereres på årsmøtet. Foruten den regnskapsmessige revisjon, skal revisorene gjennomgå styrets protokoller, og herunder påse at vedtak og disposisjoner ikke er i strid med foreningens formål og vedtekter. Til sitt bruk kan Revisjons- og kontrollkomiteen innhente de opplysninger den ønsker hos styret, utvalg og komiteer.

§10 Disponering av friområder, lekeplasser mv.

Til hjelp kan styret for praktiske oppgaver med oppsyn, bruk og administrering oppnevne et eller flere medlemmer, som gis oppgaver innenfor de enkelte områder. Slike oppdrag gis for et år av gangen, slik at oppnevningen normalt skjer etter avviklet årsmøte.

§11 Tolking av vedtektene

Eventuell strid om tolking av vedtektene avgjøres av årsmøtet, etter innstilling fra styret. Mellom årsmøtene avgjøres tolkningsspørsmål av styret, med virkning fram til årsmøtet.

§12 Vedtektsendringer/oppløsning/vesentlige transaksjoner

Forandringer i vedtektene krever ¾ flertall og kan først med virkning vedtas ved 2. gangs behandling i neste ordinære årsmøte. Det samme gjelder vedtak om å oppløse foreningen. Ved eventuell oppløsning skal midlene anvendes etter flertallets ønske til beste for beboerne i distriktet, med hovedvekt på tiltak av varig verdi. Forslag om gjennomføring av vesentlige transaksjoner, f.eks. salg av eiendom, skal godkjennes ved ⅔ flertall i to påfølgende årsmøter.